Unntak fra krav om utsendelse for dokumenter som er lagt ut på selskapets internettsider

Det er både for AS og ASA innført en ny bestemmelse som gir adgang til å vedtektsfeste at når dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen, er gjort tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets internettsider, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes til aksjeeierne pr post. Det er imidlertid viktig å merke seg atdette ikke gjelder selve innkallingen til generalforsamlingen, da det fortsatt skal innkalles skriftlig ved henvendelse til alle aksjeeiere med kjent adresse. Det er med andre ord selve vedleggene til innkalling som gjennom vedtektsbestemmelse kan unntas fra skriftlig utsendelse. Selv om det vedtektsfestet slik kunngjøring, har likevel den enkelte aksjeeier, lovfestet rett til å kreve at dokumentene tilsendes vedkommende kostnadsfritt.

Forslaget til vedtektsbestemmelse, som gjengis i det følgende, bygger på lovens ordlyd:

”Når dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamling, er gjort tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets internettsider, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes til aksjeeierne. ”

Merk at aksjeloven krever at innkallingen i tillegg til å opplyse hvor dokumentene er tilgjengelige (internettadressen mv), også må opplyse at aksjeeierne har rett til å få dokumentene tilsendt.

Alternativ bestemmelse om elektronisk utsendelse

I selskaper med få aksjonærer har adgangen til å vedtektsfeste at sakspapirene legges ut på selskapets hjemmeside liten praktisk betydning. Det foreligger allerede en bestemmelse i aksjeloven § 18-5 om rett til bruk av elektronisk kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne. Selskapet har rett til å sende ut innkallinger elektronisk (e-post) til de aksjeeiere som har uttrykkelig godkjent det. I selskap med forholdsvis mange aksjonærer kan det være en jobb å samle inn aksepter og e-postadresser fra aksjonærene, men
portobesparelsen blir dermed tilsvarende. Det er viktig å merke seg at etter denne bestemmelsen kan man også sende ut selve innkallingen elektronisk.

Andre endringer for AS

Det er i aksjeloven nå angitt at protokollen skal angi antallet avgitte stemmer, og hvor mange aksjer og hvilken andel av aksjekapitalen stemmene representerer, samlet for og mot den enkelte beslutningen (i den utstrekning det er relevant for utfallet av avstemmingen).
Det er også kommet inn i aksjeloven en nærmere regulering av aksjonærenes rett til å få saker behandlet på generalforsamlingen. For øvrig er det bare redigeringsmessige og presiserende endringer i aksjeloven uten noen realitetsendringer.

Elektronisk deltagelse på generalforsamling gjelder bare ASA

Lovendringen åpner for elektronisk deltagelse på generalforsamling, og for skriftlig eller elektronisk stemmegivning før generalforsamlingen. Denne muligheten gjelder bare ASA og ikke AS.

Alternativ for AS med færre en tyve aksjeeiere

For aksjeselskaper med færre enn tyve aksjonærer er det allerede en adgang til å gjennomføre generalforsamlinger uten møte. Kombinert med aksept av elektronisk utsendelse etter aksjeloven, kan det legges opp til en kostnadseffektiv avholdelse av generalforsamling på den måten. Merk at man må følge den prosedyren som er regulert i aksjeloven, og at revisor, styremedlem og enhver aksjeeier kan kreve at saken avgjøres av generalforsamlingen i møte, hvis det kreves før fristen for å avgi skriftlig stemme er utløpt.