Forhandlinger = Prosess + resultat

I all enkelhet kan forhandlinger deles opp i prosess og resultat. Du må ha fokus på begge deler. En god prosess uten tilfredsstillende resultat kan være like meningsløst som et godt resultat, men hvor prosessen har forspilt muligheten til fremtidig samarbeid.

At resultatet er viktig sier seg selv. Påstanden i denne artikkelen er at resultatet vil bli vesentlig bedre dersom bedriften har kontinuerlig fokus på forhandlings- prosessen. Videre at en profesjonell tilnærming til- og gjennomføring av- forhandlingene vil være god markedsføring.

Prosessen som en del av målet - Forhandling som markedsføring

Under forhandlingsprosessen er man ambassadør for bedriften. En forhandler som håndterer motparten med respekt og opptrer ryddig, fremstår som godt forberedt og vil naturligvis markedsføre sin bedrift på en god måte. Dersom dette blir et kjennetegn for alle bedriftens forhandlere vil dette fremme bedriftens omdømme, samt legge til rette for relasjoner.

Erkjennelsen av at alle forhandlere blir målt på hvordan de opptrer i forhandlingsprosessen gjør at en bedriftsleder bør stille seg følgende spørsmål:

1. Hvilket inntrykk (uavhengig av resultat) skal motparten sitte igjen med etter at forhandlingene er over?
2. Hvilke egenskaper skal kjennetegne forhandlerne fra min bedrift?
3. Hvilke verdier skal kjennetegne forhandlerne i min bedrift?

Mål = Interesseoppfyllelse

Vi forhandler for å påvirke. Målet med forhandlinger må være å få oppfylt de interessene bedriften har. Det er derfor viktig å ha fokus på hvilke interesser som definerer de (kvantitative) mål som blir satt for forhandlinger.

I tillegg til at det skaper større fokus på hvilket mangfold av resultater som trolig er aksepterbart for deg, så vil et ”interesseperspektiv” gi større fleksibilitet hva gjelder dine muligheter til å skape løsninger som motparten vil godta. Dette gjelder enten forhandlingene, en ny leveringsavtale, eller løsning på en personalkonflikt.

Forberedelser

En uærbødig påstand: De færreste forhandlere forbereder seg til forhandlingene. Forberedelsene foregår i stor utstrekning i bilen eller taxien til motparten, eller i et formøte 15-30 minutter før møtet.

Manglende forberedelse gir mindre rom for kreativitet og fleksibilitet underveis i forhandlingene. Mye fordi forberedelser starter en modningsprosess for kreative løsninger, men også fordi forberedelser (ved forhandling i team) skaper avklaringer i forhold til roller og såkalte reservasjonsgrenser. Manglende forberedelser vil også sørge for at teamets ”læring” blir mindre enn den ellers kunne blitt. Tankegangen er at forhandlingene kan deles opp i ”før-under-etter”. For at læringen skal bli størst mulig bør deltakerne i teamet utveksle informasjon, ideer og tanker om strategi for hver enkelt fase.

Er du leder for en bedrift eller et team som forhandler bør du sørge for at forberedelsesfasen tas på alvor. Gå foran som et godt eksempel, og sett av nødvendig med tid flere dager før forhandlingen skal skje. Oppmøte er obligatorisk.

Forhandlingen som ”en elefant” - Elementbasert forhandling

Ofte fremstår forhandlingen – både forberedelsene til forhandlingssituasjonen og arbeidet underveis – som komplekst. Forhandlingen fremstår som en stor elefant – og størrelse og tyngde gjør at oppgaven/løsningen virker uoverkommelig. I slike situasjoner bør ”elefanten” deles opp i håndterbare biter.

Elementene nedenfor gjør seg – i større eller mindre grad – gjeldene i alle forhandlinger. Bruk av disse elementene både ved forberedelsen til – og underveis i forhandlingene vil gi oversikt over forhandlingssituasjonen.

1. Relasjonen partene i mellom. Hvilken relasjon er det nå, og hvilken relasjon ønsker jeg til min forhandlingsmotpart?
2. Kommunikasjonen partene imellom. Hvilken kommunikasjonsform er det ønskelig å benytte? E-mail, møte eller en samtale over en pils?
3. Hvilke interesser forhandler vi for å tilfredsstille? Hva er mine interesser? Hva er motpartens interesser? Sørg for at du ikke henger deg opp i posisjoner, men er opptatt av hvilke interesser du skal tilfredsstille.
4. Hvilke alternativer kan partene velge mellom for å tilfredsstille hverandres interesser? Vær kreativ under forberedelsen til forhandlingen, og inviter motparten til å være det samme under forhandlingene.
5. Hvilke objektive standarder (statistikk, dommer, vitenskaplige artikler) er det vi kan benytte til å velge mellom alternativene. Hvilken objektiv standard vil motparten anse som relevant målestokk?
6. Hvilken grad av forpliktelse ønsker vi at partene skal ha til resultatet? Bindende skriftlig avtale eller en uforpliktende intensjonsavtale? Kan jeg gjøre noe klart på forhånd?
7. Hva er mitt beste alternativ til en avtale med denne motparten? Har jeg noe annet som i større grad vil tilfredsstille mine interesser? Hva skal jeg måle forhandlingsresultatet opp mot?

Avsluttende kommentar

Forhandlingsteknikk bør ha en naturlig plass i enhver bedrift, og arbeidet med kompetanseutvikling bør pågå konstant. Møter og kurs om forhandlingsteknikk må følges opp for at det skal ha noen effekt utover et kortsiktig ”blaff”.

Du kan sørge for at din bedrift får bedre forhandlingsresultater ved å stille følgende spørsmål til din organisasjon:

1. Hvordan skal vårt omdømme som forhandlere være?
2. Hvordan kan vi skape en kultur hvor forberedelser til forhandlinger er en selvfølgelig del av forhandlingsprosessen?
3. Hvordan skal vi utvikle et ”forhandlingsspråk” for å diskutere avsluttede eller pågående forhandlinger?