På hjemmekontor, karantene eller isolasjon? Gjennomføring av generalforsamling og styremøter uten fysisk tilstedeværelse

LinkedIn icon
articleCreated with Sketch.13. mars 2020

Koronakrisen medfører et økt behov for forsvarlig styring av berørte selskaper. Myndighetenes og bedrifters tiltak som hjemmekontor, karantene, isolasjon, sykdom og reiserestriksjoner gjør det vanskelig å styre virksomheten gjennom fysiske møter. Selskapslovgivningen gjør det mulig for selskaper å gjennomføre styremøter og generalforsamling uten fysisk tilstedeværelse, elektronisk deltakelse og ved bruk av forhåndsstemme.

bilde_av_kalender3.png

GENERALFORSAMLING

Aksjeselskaper

Generalforsamling uten personlig oppmøte jf. §5-7 (forenklet generalforsamling)

Aksjeloven § 5-7 åpner for at generalforsamling kan holdes uten fysisk møte, herunder ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, hvis ingen aksjeeiere motsetter seg dette. Ved forenklet generalforsamling kan også aksjelovens krav til innkallingsfrist fravikes.

Ved forenklet generalforsamling kan aksjeeierne behandle saken ved sirkulasjon av dokumenter, over telefon eller ved andre former for mer uformell kontakt. Det er opp til aksjeeierne selv å bestemme hvordan de skal gjøre seg kjent med saken, og hvordan stemmegivningen skal skje.

For gjennomføring av forenklet generalforsamling gjelder følgende regler:

  1. Samtlige aksjeeiere skal gis mulighet til å delta i behandlingen av saken på egnet måte.
  2. Styremedlemmene og eventuelt daglig leder og revisor skal gis mulighet til å uttale seg om saken og kan kreve at saken behandles av generalforsamlingen i møte.
  3. Styreleder eller den som generalforsamlingen velger til å lede generalforsamlingsbehandlingen, skal sørge for at det føres protokoll, jf. aksjeloven § 5-7 a.
Alle aksjeeierne trenger ikke å delta i behandlingen av saken, men samtlige aksjeeiere må gis anledning til å motsette seg forslaget om forenklet behandling. Dette betyr at aksjeeierne må gis en rimelig frist for å gi en eventuell tilbakemelding. 
 
Styremedlemmene og eventuelt daglig leder og revisor kan kreve at en sak behandles i møte jf. aksjeloven § 5-7 nr. 2.
Kravene til protokollering fra generalforsamling som avholdes etter reglene om forenklet generalforsamling samsvarer med de vanlige reglene etter aksjeloven § 5-16 andre ledd, med tilleggskrav om at det skal angis at saken er behandlet etter aksjeloven § 5-7, jf. § 5-7 a første ledd.
 
Reglene om forenklet generalforsamling gir en fleksibel løsning for mindre selskaper. I praksis vil likevel kravet til at ingen aksjeeiere motsetter seg forenklet generalforsamling i hovedsak gjøre bestemmelsen anvendelig i selskaper med et begrenset antall eiere.

Deltakelse på fysisk generalforsamling ved elektroniske hjelpemidler og forhåndsstemming jf. § 5-11b

Aksjeloven § 5-11b første ledd fastsetter at aksjeeierne har rett til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte dette. På denne måten kan enkelte aksjonærer delta på generalforsamling ved elektroniske hjelpemidler selv om andre aksjonærer, styremedlemmer eller revisor motsetter seg at generalforsamlingen skal gjennomføres ved forenklet generalforsamling.

Slik deltakelse kan likevel bare skje når deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og vedtektene kan fastsette nærmere krav til deltakelsen.
 
Elektronisk deltakelse forutsetter også at deltakelsen kan likestilles med fysisk tilstedeværelse. Aksjeeieren må ha samme mulighet til å følge forhandlingen, ta til orde og avgi stemme som de aksjeeierne som er til stede.
 
Dersom styret skal nekte elektronisk deltakelse, skal det foreligge tungtveiende grunner. Utgangspunktet er at styret skal sørge for utstyr som gjør det mulig for aksjeeierne som ikke er til stede faktisk kan delta elektronisk. Det er ikke tilstrekkelig til å avskjære elektronisk deltakelse at det kan innebære en kostnad for selskapet, så lenge disse kostnadene må anses som rimelige. I lys av koronakrisen er det enda større grunn til å kreve særs tungtveiende grunner for å nekte deltakelse ved elektroniske hjelpemidler.
 
Vi gjør oppmerksom på at aksjeloven ikke gir styremedlemmer, daglig leder og andre som etter aksjeloven § 5-5 har rett og plikt til å være til stede til å delta på generalforsamlingen, rett til å delta elektronisk. I så fall må møtet avholdes som en forenklet generalforsamling etter aksjeloven § 5-7.

Allmennaksjeselskaper

Regel om fysisk møte – mulig med elektronisk deltakelse og / stemmegivning, jf. § 5-8 a

Allmennaksjeloven forutsetter at det skal avholdes en tradisjonell generalforsamling med fysisk fremmøte. Etter allmennaksjeloven § 5-8a kan styret beslutte at aksjeeierne skal kunne delta på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler. I motsetning til etter aksjeloven kan adgangen til elektronisk deltakelse avskjæres i vedtektene, og det gjelder ikke et krav om saklig grunn til å nekte elektronisk deltakelse på generalforsamling.
 
Dersom styret har besluttet at det skal åpnes opp for elektronisk deltakelse eller stemmegivning, skal innkallingen til generalforsamling opplyse om fremgangsmåten for dette, jf. allmennaksjeloven § 5-10 fjerde ledd. Utover dette gjelder de vanlige reglene om generalforsamlingen, med de tilpasninger som er nødvendige på grunn av den elektroniske deltakelsen.
 
Elektronisk deltakelse på generalforsamling kan etter loven kun aksepteres dersom det sørger for en forsvarlig avholdelse av generalforsamlingen og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt, jf. allmennaksjeloven § 5-8 a andre ledd. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. I dette ligger det blant annet at det elektroniske systemet må være innrettet slik at aksjeeierne uhindret kan utøve sine rettigheter, herunder å delta, ytre seg og avgi stemme.
 
Dersom det oppstår tekniske feil eller systembrudd, må møtelederen ut fra en vurdering av konsekvensene for behandlingen av sakene og utøvelsen av aksjeeiernes rettigheter, vurdere om det skal tas pause i forhandlingene eller om generalforsamlingen skal utsettes til feilen er rettet. Ved mer varige brudd som helt avskjærer de som har basert seg på elektronisk deltakelse fra å delta, må generalforsamlingen som utgangspunkt utsettes.

Selskapet kan fastsette adgang til skriftlig forhåndsstemme i vedtektene

Etter allmennaksjeloven § 5-8 b kan det fastsettes i vedtektene at aksjeeierne skal kunne avgi sin stemme skriftlig, herunder ved bruk av elektronisk kommunikasjon, i en periode før generalforsamlingen. Det kreves en betryggende metode for å autentisere avsenderen, og vedtektene kan fastsette nærmere krav til slik stemmegivning.
 
Til forskjell fra ved elektronisk deltakelse, vil ikke aksjeeieren kunne delta og ytre seg, og innflytelsesevnen er dermed mer begrenset. Videre er adgangen til forhåndsstemme avhengig av at det er fastsatt i vedtektene. Der det åpnes for stemmegivning på forhånd, skal det i innkallingen til generalforsamlingen opplyses om fremgangsmåten for stemmegivningen jf. allmennaksjeloven § 5-10 fjerde ledd første punktum.

STYREMØTER

Aksjeselskaper

Hovedregelen et at styret skal behandle saker i møte, jf. aksjeloven § 6-19. Styrets leder kan gjøre unntak fra dette dersom han eller hun finner at saken kan forelegges styret skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. I realiteten har styret full frihet til selv å bestemme om saker skal behandles i en annen arbeidsform, for eksempel ved sirkulasjon av saksdokumentene på e-post.  
 
Aksjeloven åpner dermed for elektroniske styremøter, gjennom bruk av fjernmøteteknikker, telefonmøter eller via epost. Det er ikke krav til at alle styremedlemmene deltar på samme måte. Eksempelvis kan noen styremedlemmer delta via telefon, mens de andre sitter samlet i møte. 
Forutsetningen er at minst halvparten at styret deltar i behandlingen, eller et slikt annet antall som er fastsatt i vedtektene, og at alle styremedlemmene har blitt lovlig innkalt til styremøte. 
 
Kravet til betryggende saksbehandling kan tilsi at det stiller strengere krav til saksdokumentasjon når en styresak skal behandles utenfor møte.

Allmennaksjeselskaper

Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte, jf. allmennaksjeloven § 6-19 første ledd. Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte. Styremedlemmene og daglig leder kan likevel kreve møtebehandling.

Årsregnskap og årsberetning, samt fastsettelse lederlønn og lønn til daglig leder, skal behandles i fysisk møte. Dette betyr at før årsregnskap, årsberetning og eventuell lederlønnserklæring godkjennes av generalforsamlingen, må dette behandles av styret ved fysisk møte. Dette kan løses ved at et tilstrekkelig antall av styrets medlemmer til at styret er beslutningsdyktig deltar ved fysisk m
 

Øvrige artikler som kan være av interesse: 

 

Relaterte fagområder

Ønsker du våre oppdateringer?

Ja, takk!

Vi i Ræder brenner for faget vårt, og er levende opptatt av å dele kunnskap. Derfor vil vi oppdatere deg jevnlig med å sende siste faglige nytt samt invitasjoner til gratis seminarer. Fyll ut din kontaktinfo nedenfor og få tilsendt vårt nyhetsbrev.

Laster....