Vær forsiktig med å snoke i ansattes e-post

LinkedIn icon
articleCreated with Sketch.20. januar 2016

Ræder-advokat Ole André Oftebro er intervjuet i Ukeavisen Ledelse om ulike sider ved ansattes bruk av e-post på jobb.

bilde_av_menneskemengde_750.jpg

10 ting du bør vite om snoking i arbeidstakers e-post

 

1: Arbeidstakers e-post er vernet som privat korrespondanse

Reglene om innsyn i arbeidstakers e-post er strenge. Hovedgrunnen til dette er at reglene tar utgangspunkt i at e-postkassen både kan benyttes til privat og jobbrelatert korrespondanse.

Retten til privatliv gjelder også på jobb, og følgelig er det ikke fritt frem for å snoke i ansattes e-poster.

 

2: Arbeidsgiver kan ikke utvide innsynsadgangen gjennom avtale

Mange arbeidsgivere har et ønske om å regulere arbeidstakers bruk av jobbe-post og utvide adgangen til kontroll og/eller innsyn, gjennom arbeidsavtalen eller ved å hjelp av interne retningslinjer.

Ettersom reglene bygger på at e-postkontoen også kan benyttes til privat korrespondanse, er det en nærliggende tanke at arbeidsgiver kan utvide adgangen til å foreta innsyn ved å presisere at e-postkontoen utelukkende skal benyttes til jobbrelatert korrespondanse.

Slik er det imidlertid ikke. Personopplysningsforskriften § 9-5 fastslår at arbeidsgiver ikke kan «fastsette instruks eller inngå avtale om arbeidsgivers innsyn i arbeidstakers e-postkasse mv. som fraviker bestemmelsene i dette kapitlet til ugunst for arbeidstaker». En avtale om utvidet innsynsrett vil følgelig kunne settes til side som ugyldig.

 

3: Innsyn kan foretas hvis det er nødvendig for å ivareta den daglige drift e.l.

I tilfelle det er nødvendig for å ivareta den daglige drift eller andre viktige interesser for virksomheten, vil arbeidsgiver ha rett til å foreta innsyn i en arbeidstakers e-post. Et typisk eksempel er der arbeidsgiver ikke får kontakt med arbeidstakeren og det ligger et tilbud med kort akseptfrist i innboksen hans.

Et eventuelt innsyn må følge prosedyren som er beskrevet i punkt 5 flg.

 

4: Innsyn kan foretas ved begrunnet mistanke om grove pliktbrudd eller andre sterkt klanderverdige forhold

En annen situasjon som berettiger innsyn i e-post, er der arbeidsgiver har mistanke om at arbeidstaker foretar grove brudd på sine tjenesteplikter eller på annen måte benytter e-postkassen til sterkt klanderverdige formål. Denne hjemmelen for innsyn benyttes for eksempel der det er mistanke om at en ansatt forsøker å verve kunder over i sin nystartede virksomhet. Det er verdt å merke seg at mistanken må være begrunnet i faktiske omstendigheter. Et eventuelt innsyn må følge prosedyren som er beskrevet i punkt 5 flg.

 

5: Innsyn i arbeidstakers e-post skal forhåndsvarsles

Som den klare hovedregel skal arbeidstakers varsles og gis anledning til å uttale seg, før innsynet foretas. Unntaksvis kan arbeidsgiver i stedet orientere arbeidstaker skriftlig etter at innsyn er foretatt. Dette unntaket er imidlertid snevert og gjelder bare der forhåndsvarsel ikke er praktisk mulig.

At arbeidstaker vil kunne slette filer fra e-postkontoen når han blir varslet, gir ikke grunnlag for å benytte unntaksregelen, se punkt 7 nedenfor.

 

6: Varselet skal beskrive arbeidstakers rettigheter og hvorfor innsyn er berettiget

Forhåndsvarselet til arbeidstaker skal være skriftlig og opplyse om hvorfor arbeidsgiver mener å ha rett til innsyn, jf. punkt 3 og 4 ovenfor. I tillegg skal varselet inneholde informasjon om arbeidstakerens rettigheter, se punkt 8 og 9 nedenfor.

 

7: Innsyn i speilkopi av e-postkasse skal gjøres etter samme regler

Når innsyn foretas på grunn av mistanke om kritikkverdige forhold, vil arbeidsgiver ha grunn til å frykte at arbeidstaker sletter filer som ikke tåler dagens lys, så snart han mottar et varsel om innsyn. I virksomheter som ikke har automatisk backup av e-postkorrespondanse, anbefaler jeg derfor å ta en speilkopi av e-postkontoen før arbeidstakers varsles.

Arbeidsgiver kan da foreta innsyn i speilkopien etter samme regler som gjelder for øvrig. Arbeidstaker har ikke rett til å unndra korrespondanse fra innsyn, så lenge de materielle og prosessuelle kravene til innsynet blir oppfylt.

 

8: Arbeidstaker har rett til å være til stede under innsynet

Arbeidstaker har rett til å være til stede under e-postinnsynet, der dette er praktisk mulig.

 

9: Arbeidstaker har rett til å ha med en rådgiver under tilsynet

Arbeidstaker har også rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt, advokat eller annen rådgiver under innsynet. Der innsynet foretas på grunn av mistanke om kritikkverdige forhold, er det ikke uvanlig at arbeidstaker stiller med advokat eller en rådgiver fra fagforeningen sin.

 

10: Brudd på ovennevnte regler kan bli dyrt!

Dersom innsynet skjer i strid med personopplysningslovens regler, er det å anse som ulovlig. Et ulovlig innsyn kan medføre erstatningskrav, krav om oppreisning og overtredelsesgebyr fra Datatilsynet. Etter praksis ligger normalnivået for oppreisning mellom kr 30 000,- og 50 000,-, mens overtredelsesgebyr kan bli betydelig høyere.

Les også Ole André Oftebro sitt debattinnlegg i DN om saken.

Relaterte fagområder

Ønsker du våre oppdateringer?

Ja, takk!

Vi i Ræder brenner for faget vårt, og er levende opptatt av å dele kunnskap. Derfor vil vi oppdatere deg jevnlig med å sende siste faglige nytt samt invitasjoner til gratis seminarer. Fyll ut din kontaktinfo nedenfor og få tilsendt vårt nyhetsbrev.